Без каких документов не пройти проверку ГИТ?

Ключевые проблемы

Какие документы обязательно должны быть в организации

Несмотря на то что с планом проверок Роструда можно ознакомиться заранее, для многих работодателей визит инспекторов становится неожиданностью. Документы приходится приводить в порядок в спешке, а некоторые из них разрабатывать с нуля. За нарушения работодателя накажут серьезным штрафом, а ответственных сотрудников могут уволить. Чтобы такого не произошло, разберемся, без каких документов точно не пройти проверку.

Охрана труда – это лишь малая область, которую проверяет ГИТ. В первую очередь инспекторов будут интересовать общие вопросы соблюдения трудового законодательства. Поэтому начнем с обязательных документов, которые должны быть у работодателя.

Трудовой договор

Инспектора ГИТ заинтересует наличие трудовых договоров (ст. 56 ТК РФ) с работниками. Если работодатель не оформил трудовой договор при приеме сотрудника, то его нужно подписать позднее, указав фактическую дату начала трудовых отношений. При изменении условий труда заключают дополнительные соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), которые также заинтересуют инспектора.

ГИТ проверит:

  1. Не подменяет ли работодатель трудовые отношения гражданско-правовыми. Инспектор изучит гражданско-правовые договоры и, если в них есть признаки трудовых отношений, привлечет работодателя к ответственности (ст. 19.1 ТК РФ).

  2. Срок заключения трудовых договоров. Он не может превышать трех дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).

  3. Условия трудового договора и его законность. В трудовом договоре обязательно указывают условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации, положенные работнику (ч. вторая ст. 57 ТК РФ).

Трудовая книжка

Трудовая книжка подтверждает работу и стаж сотрудника. Все работодатели, кроме физических лиц – не индивидуальных предпринимателей, должны вести трудовые книжки. По желанию работника в трудовую книжку могут вносить сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

ГИТ проверит:

  1. Ведет ли работодатель трудовые книжки на всех работников.

  2. Как заполнены трудовые книжки.

Работодателю нужно строго следить, как ведутся трудовые книжки. Ведь они играют важную роль при оформлении пенсии. Когда Пенсионный фонд получает заявку на оформление досрочной пенсии, он обязательно проверяет все записи в трудовой книжке работника. Если ее вели неправильно, у работника возникнут проблемы. Все несоответствия придется подтверждать дополнительными документами.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) регламентируют:

Это обязательный документ для всех предпринимателей и организаций, кроме тех, в которых действуют уставы и положения о дисциплине (ст. 189 ТК РФ). В ПВТР нельзя закреплять дисциплинарные взыскания, не предусмотренные Трудовым кодексом, например штрафы.

ГИТ проверит:

  1. Правильно ли приняты ПВТР. При их разработке необходимо учесть мнение профсоюза, если он есть в организации (ст. 190, 372 ТК РФ).

  2. Ознакомлены ли работники с ПВТР под роспись (ст. 22, 68 ТК РФ).

Штатное расписание

В штатном расписании указывают структуру, состав и численность организации. Оно содержит:

На основе штатного расписания составляют перечень рабочих мест для спецоценки условий труда, разрабатывают список контингента, подлежащего медосмотру, и другие важные документы по охране труда. В идеале название должности работника по штатному расписанию должно совпадать с названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Тогда точно не будет проблем с назначением работнику льгот и компенсаций за условия труда, досрочной пенсии.

ГИТ проверит:

  1. Совпадают ли должности в штатном расписании с должностями в трудовых договорах работников.

  2. Не принимает ли работодатель сотрудников на должности, которых нет в штатном расписании.

Какие документы стоит держать наготове

Иногда инспектор требует показать документы, которых у работодателя нет, потому что их не обязательно разрабатывать по трудовому законодательству. С ГИТ можно поспорить, но разработать некоторые необязательные документы будет нелишним.

Должностные инструкции

В Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. Работодатель сам решает – разрабатывать их или нет. Должностные инструкции (регламенты) обязательны только для некоторых категорий персонала – например, сотрудников органов внутренних дел1. Но на практике, если в организации нет должностных инструкций, это может привести к проблемам. В спорной ситуации работодатель не сможет доказать, какие у работника трудовые функции.

ГИТ проверит:

  1. Наличие должностных инструкций, если в трудовых договорах не прописаны права и обязанности работников. Лучше разработать инструкции на все должности, а для рабочих профессий утвердить квалификационные характеристики.

  2. Ознакомлены ли работники с должностными инструкциями под роспись.

Коллективный договор

Коллективный договор нужен для регулирования социально-трудовых отношений. Это не обязательный документ, который принимается только по инициативе работников или работодателя. Коллективный договор может содержать положения о выплате компенсаций, улучшении условий и охраны труда работников и т. д. (ст. 41 ТК РФ). Рекомендованный макет коллективного договора утвержден Минтрудом России 6 ноября 2003 г.

Если работодатель не предоставляет инспектору требуемые документы, то его действия могут расценить как воспрепятствование законной деятельности сотрудника госнадзора. За это грозит штраф: руководителю организации – от 2000 до 4000 рублей, организации – от 5000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ). Если в результате инспектор не сможет провести или закончить проверку, работодателя накажут еще строже: руководителя – штрафом от 5000 до 10 000 рублей, организацию – штрафом от 20 000 до 50 000 рублей (ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ).

ГИТ проверит:

  1. Не нарушают ли положения коллективного договора трудовое законодательство. Например, нельзя предусматривать возможность снижения зарплаты, ее выплату один раз в месяц, пониженную оплату труда на испытательном сроке и т. д.

  2. Соблюден ли порядок подготовки, заключения и изменения коллективного договора. Работодателя накажут, если он больше двух недель не отвечал на запрос профсоюза и не давал информацию для проведения коллективных переговоров, безосновательно отказывался заключать коллективный договор (ст. 5.29–5.31 КоАП РФ).

Какие документы по охране труда подготовить к проверке

Проверка ГИТ обязательно затронет документы по охране труда. Обычно инспекторов интересуют:

  1. Положение о службе охраны труда, если оно есть в организации.

  2. Приказ о возложении обязанностей специалиста по охране труда на работника организации или договор со сторонней организацией на проведение работ по охране труда.

  3. Приказ о распределении обязанностей по охране труда среди руководителей подразделений.

  4. Отчет о проведении спецоценки или аттестации рабочих мест.

  5. Перечень сотрудников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте.

  6. Приказ о создании постоянно действующей комиссии по охране труда.

  7. Протокол заседания комиссии по охране труда.

  8. Программы обучения по охране труда по профессиям.

  9. Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте.

  10. Документы об обучении работников по охране труда (удостоверения), в том числе руководителя организации.

  11. Документы, связанные с выдачей СИЗ (личные карточки учета выдачи СИЗ).

  12. Журналы:

    • вводного инструктажа;

    • инструктажа на рабочем месте;

    • учета выдачи инструкций по охране труда;

    • учета инструкций по охране труда для работников;

    • регистрации несчастных случаев на производстве;

    • предрейсового медосмотра.

  13. Инструкция по оказанию первой помощи.

  14. Перечень инструкций по охране труда.

  15. Инструкции по охране труда на каждую должность, по видам работ.

Запомните главное

1 Со всеми работниками нужно заключить письменные трудовые договоры, а на проработавших более пяти дней – вести трудовые книжки.

2 Чтобы избежать споров о трудовых обязанностях, лучше утвердить для всех сотрудников должностные инструкции или квалификационные характеристики.

3 Не обязательно иметь в организации коллективный договор. Но если работники хотят его заключить, работодатель не может отказаться.

4 Работодатель должен быть готов предъявить проверяющим документы по охране труда. Иначе ему грозит штраф.