ОЛИВИН УЦ
698 720 049
Теперь у вас есть подборка сервисов-помощников, которые облегчат ежедневную рутину. Мы узнали у специалистов по охране труда, что помогает им в работе. Области интересов и задачи у всех разные, но нам удалось собрать универсальный список сервисов для планирования и работы с документами. Надеемся, вы выберете для себя удобный инструмент и расскажете о нем коллегам, чтобы у всех появилось немного больше свободного времени.
Планирование помогает быстрее и эффективнее справляться с рабочими задачами. Можно заранее распределить время и расставить приоритеты, меньше вероятность отвлечься и забыть что-либо сделать, есть возможность проанализировать свою занятость и даже определить слабые точки, над которыми стоит поработать. Например, некоторые специалисты признаются, что после того как начали записывать и распределять задачи, заметили, что слишком много времени уделяют бумажной работе и почти не успевают контролировать процессы на рабочих местах. Осознали проблему и обсудили с руководством более разумные схемы распределения обязанностей.
Рекомендуем разбивать большие задачи на несколько маленьких. Например, задача — «провести оценку рисков по методу Элмери». Разбили на подзадачи: собрать и обучить рабочую группу; заполнить свои анкеты и собрать у коллег; посчитать индекс безопасности; проанализировать результат, разработать корректирующие мероприятия и оформить документы. В каждом конкретном случае шаги будут индивидуальные и проработаны более детально.
Поэкспериментируйте с разными способами планирования и выберите удобный. Например, можно вести рукописный ежедневник или пользоваться электронным сервисом. Выбор последних — большой. Мы сделали подборку топ-5 сервисов, которые лучше всего подходят для нужд специалистов по охране труда, по мнению коллег. Принцип работы программ из нашего списка похож, но отличаются интерфейсы и дополнительные функции — каждый может подобрать удобный для себя вариант.
Программа совмещает в себе менеджер задач и таймер для управления временем по методу «Помидора» — техники управления временем, которую предложил Франческо Чирилло в конце 1980-х. Записываете дела на день в сервис, устанавливайте таймер на время, которое вы не будете отвлекаться ни на что, кроме конкретной задачи, потом немного отдыхайте и возвращайтесь к делам. Классическое распределение времени по методу «Помидора» — 25 минут глубокого погружения в задачу, 5 минут на отдых.
В программе можно заводить привычки и устанавливать напоминания, например, «заполнять отчет каждый понедельник» или «проводить вводный инструктаж каждую среду». Можно выделять цветом приоритетные задачи и ставить цели. Есть приложение на телефон: Android и iOS, а также на расширения для браузера Google Chrome, базовые версии — бесплатные. Ищите в App Store и Play Маркет по названию Focus to do.
В программу можно заносить задачи на каждый день и неделю вперед. Организовать дела удобно по приоритету, чтобы знать, над чем работать дальше, а что может подождать. Ставьте цели на день или неделю, делайте отметки об их выполнении, а потом смотрите графические отчеты о своей продуктивности — это мотивирует.
Есть приложение для Android и iOS — ищите в App Store и Play Маркет по названию, а есть также расширения для разных браузеров, например Google Chrome и Safari. Есть бесплатная и платная версии с улучшенным функционалом.
Программа позволяет создавать списки дел, группировать их по темам и устанавливать напоминания для ежедневного контроля. Можно создавать одну большую задачу и делить ее на несколько шагов с подробным описанием действий. Есть возможность обмениваться списками дел с коллегами. Программа поддерживается на платформах Windows, Android, iOS. Есть бесплатная и платная версии.
Программа выглядит как доска задач на рабочем столе. Есть четыре поля: для идей, задач на день, в процессе выполнения и выполненных. Карточки с отдельными задачами можно перемещать по доске из одного поля в другое.
Сервис основан на принципах японской системы управления «канбан»: весь объем работы сразу виден на доске задач и его легко проанализировать. Программу можно использовать как для личного управления своим временем, так и в команде с коллегами, поддерживается на платформах Windows 10, Android, iOS. Есть бесплатная и платная версии.
Стандартная программа для macOS и Windows. Дает возможность повесить на рабочем столе компьютера цифровую записку-стикер с задачами на день или любой другой полезной информацией. Кроме текста, в записку можно вставить картинку или веб-ссылку. На рабочем столе можно разместить сколько угодно записок, потом их по отдельности удалять — экологичный аналог бумажных стикеров. Бесплатную программу ищите через поисковую строку по запросу «Записки».
Специалисты по охране труда много работают с документами. С этой частью деятельности тоже могут помочь электронные сервисы. Мы подготовили список универсальных программ — пригодятся каждому.
Облачный сервис для хранения, редактирования и синхронизации файлов. По сути, это привычные документы Word, Exсel, Power Point и пр., которые хранятся в интернете. Можно быстро настроить доступ к файлам разным заинтересованным лицам для просмотра или редактирования. Например, соберите учебные материалы по охране труда и разошлите работникам ссылку. Они смогут самостоятельно изучить нормы охраны труда и подготовиться к проверке знаний. Диск поддерживается на платформах Windows, Android, iOS. Первые 15 Гб информации можно хранить бесплатно, для бизнеса предусмотрена платная версия, узнать подробности и начать работу можно на сайте.
Принцип работы аналогичен Google Диск: хранение и обмен файлами. Можно создать комфортный личный кабинет: распределить файлы по папкам, темам, ставить знаки приоритета. В программе удобно работать в группах: изменения файлов синхронизируется между участниками, наглядно видны правки каждого, в конце можно оставить заметку о проделанной работе. Есть мобильное приложение для Android и iOS и программа для macOS и Windows. Сервис платный.
Программа для Windows 7; 8.1 и 10, чтобы отсортировать файлы, удалить дубликаты и освободить место на диске. Удобно, чтобы почистить память компьютера и организовать хранение. Программа ищет дубликаты не по названию документов, а по их содержанию. Есть бесплатная и расширенная платная версии.
Приложения для телефона, которые распознают бумажный и рукописный текст через камеру мобильного. Можно отсканировать любые бумаги и получить цифровое изображение в формате PDF. Бесплатные приложения поддерживаются для Android и iOS. Ищите в App Store и Play Маркет по названиям.
Программы для автоматического переключения между раскладками клавиатуры. Работают на компьютере в фоновом режиме и анализируют ряд введения символов. Если для языка на раскладке последовательность ввода нетипична — программа меняет язык автоматически. Особенно актуально для тех, кто много печатает и может не заметить, как заполнил русскоязычный документ английскими символами. Работает на macOS и Windows, ищите в браузере по названиям. Например, бесплатную версию Punto Switcher можно скачать здесь.
Программы для скриншотов экрана. Выбираете мышкой интересующую область экрана, делаете фотографию, потом можно выделять области цветом, подчеркивать, обводить, подписывать. Lightshot и Joxi можно скачать бесплатно. Если не хотите скачивать программы, на Windows скриншоты можно делать сочетанием клавиш Shift + Win + S, а на macOS — через Shift + Cmnd + 4.